Come compilare l’inventario di magazzino con Excel

Gestire l'inventario di magazzino con Excel

Dicembre è un mese intenso per chi si occupa di contabilità in quanto, in questo periodo, è necessario redigere l’inventario dei prodotti ancora presenti in magazzino.

Si tratta di un’operazione molto delicata visto che il valore dei beni invenduti può essere inserito, ammortizzandone il costo, nel bilancio aziendale.

Quindi per una corretta compilazione dell’inventario di magazzino, bisogna munirsi di un foglio Excel in modo tale da estrapolare i dati contenuti all’interno del gestionale aziendale.

Come compilare l’inventario di magazzino con Excel

Per calcolare il valore complessivo dei beni ancora presenti sugli scaffali, si può creare una tabella multi colonna (con Excel) così da determinare il valore di ogni singola categoria di prodotto.

La tabella sarà costituita dalle seguenti voci:

  • Categoria del bene / codice prodotto;
  • Descrizione del bene;
  • Unità di misura;
  • Quantità presente in magazzino;
  • Prezzo unitario;
  • Totale;

Una volta creata la tabella ed inserite le formule matematiche (mediante le funzioni di Excel) nella colonna totale, possiamo iniziare a completare l’inventario di magazzino.

Come completare la tabella dell’inventario di magazzino su Excel

Per completare la tabella dell’inventario di magazzino, bisogna collegarsi al gestionale aziendale dove sono registrati i carichi egli scarichi di magazzino.

Generalmente i carichi di magazzino coincidono con la registrazione delle fatture di acquisto.

Invece lo scarico della merce avviene in automatico ogniqualvolta si rilascia una fattura di vendita.

Quindi i dati delle merci presenti in magazzino sono già contenuti nel gestionale aziendale, ma spesso è opportuno trascriverli su Excel per facilitare la compilazione del bilancio e per semplificare le analisi di settore.

Una volta recuperate le informazioni inerenti alle scorte presenti in magazzino, possiamo iniziare a completare la tabella.

I codici prodotto utilizzati nel gestionale dovranno essere riportati nella colonna categoria, mentre nella sezione descrizione si potrà inserire una descrizione dettagliata del prodotto invenduto.

Naturalmente queste due prime colonne sono importanti ma non rilevanti per calcolare il valore complessivo dei beni presenti in magazzino.

Infatti chi si occupa di contabilità aziendale dovrà prestare molta attenzione:

  • All’unità di misura;
  • Alla quantità invenduta;
  • Al prezzo unitario;

Per determinare il valore complessivo di ogni categoria si dovrà moltiplicare la quantità invenduta per il prezzo unitario.

La somma totale di ogni categoria determinerà il valore complessivo delle merci presenti in magazzino.

Questo valore dovrà essere riportato in bilancio, ammortizzando il costo di acquisto, il modo tale da determinare i costi e i ricavi nell’anno solare.

Un piccolo esempio di come completare l’inventario di magazzino di un’azienda

Per comprendere al meglio le dinamiche dell’inventario di magazzino, farò un breve esempio.

L’azienda X vende maniglie per porte e finestre. Le maniglie per le porte sono vendute sul mercato a 5 euro, mentre quelle per le finestre a 3 euro.

A fine anno, in magazzino, ci sono ancora 10 maniglie per le porte e 15 per le finestre.

Quindi l’inventario avrà la seguente struttura:

  • Maniglie per porte (Man. Porte): 10 x 5 € = 50 euro;
  • Maniglie per finestre (Man. Finestre): 15 x 3 € = 45 euro;
  • Totale: 50 € + 45 € = 95 euro;

Questo è il valore complessivo del magazzino e resterà tale se l’azienda non ha l’obbligo di redigere il bilancio, mentre dovrà essere ammortizzato, al netto dei costi, qualora si dovranno completare Conto Economico e Stato Patrimoniale.

Conclusioni

Redigere l’inventario di magazzino è molto importante per comprendere: il valore complessivo del magazzino, la quantità di scorte ancora presente e l’eventuale deperibilità delle merci.

Esso può essere gestito mediante Excel dove si creerà una tabella multi colonna e si importeranno i dati del gestionale aziendale.

Scegliere il programma di Microsoft può essere molto vantaggioso per velocizzare la stesura del bilancio aziendale e per elaborare grafici quantitativi.

Quindi trascrivendo i dati del gestionale, si potranno determinare il valore complessivo di ciascuna categoria di bene e successivamente determinare il valore delle scorte presenti in magazzino.

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About Angelo Cerrone

Laureato con il massimo dei voti e relativa lode in Comunicazione di impresa, ho dedicato gran parte della mia vita al marketing e alla comunicazione digitale. Ho condotto alcuni studi di settore e ho realizzato l'ebook: "Come gestire l'assistenza clienti con Whatsapp".

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