I movimenti economici e finanziari di un’azienda devono essere trascritti, da chi gestisce la contabilità, in modo dettagliato così da controllare tutte le entrate e le uscite di un determinato periodo di tempo.
Generalmente queste operazioni vengono annotate sul libro giornale ovvero un registro contabile – in formato cartaceo (ormai abbandonato) o digitale – che include tutte le operazioni economiche e finanziare di quella specifica attività di impresa.
In base alle disposizioni delle normative contabili italiane, il libro giornale deve essere aggiornato da:
- Imprenditori individuali;
- Società di persone;
- Cooperative;
- Società di mutua assicurazione;
- Consorzi;
- Società di capitali;
Deve essere aggiornato entro 60 giorni da ciascuna operazione e non può contenere errori in quanto, in questo caso, i movimenti contabili dell’azienda non coinciderebbero con quelli trascritti nel libro giornale.
Cosa inserire in un libro giornale?
Quindi, come ho già evidenziato nell’introduzione di questo articolo, chi gestisce la contabilità deve trascrivere tutte le operazioni economiche e finanziarie sostenute dall’impresa.
Nel libro giornale è necessario specificare:
- Le operazioni in ordine cronologico;
- La descrizione delle operazioni;
- La somma erogata o ricevuta;
- La data dell’operazione;
Tutte le operazioni devono essere trascritte con il metodo della partita doppia e dovranno indicare i conti dove sono stati registrati i movimenti.
Gestione dei movimenti economici: cos’è la prima nota
Oltre alla trascrizione delle operazioni nel libro giornale, ogni impresa può registrare i propri movimenti economici e finanziari nella prima nota.
La prima nota è un documento non ufficiale – si tratta di un “registro contabile” non obbligatorio – che può essere aggiornato con cadenza periodica da chi gestisce la contabilità aziendale ovvero da qualsiasi attività di impresa.
Anche in questo caso la prima nota può essere cartacea o digitale, e deve contenere tutte le informazioni inerenti a ciascuna operazione economica posta in essere dalla stessa attività.
Per quanto riguarda il formato digitale, la prima nota può essere gestita con un semplice file Excel (scopri come gestire il magazzino con Excel) oppure con un programma di contabilità digitale.
In quest’ultimo caso. la prima nota può essere collegata al sistema di fatturazione elettronica così da aggiornare in automatico gli incassi e le spese indicate dalle relative fatture.
Cosa inserire nella prima nota
Per completare in modo corretto la prima nota, è necessario indicare per prima cosa i conti aziendali e le relative somme.
Quindi nel caso in cui un’impresa avesse tre conti bancari, chi gestirà la prima nota dovrà indicare i conti e le somme depositate.
Inoltre lo stesso professionista dovrà creare altri due conti: uno dovrà essere denominato “cassa” e includerà tutte le spese e i ricavi in contanti, e un altro “cassa assegni” così da indicare tutti gli assegni, con data di emissione, ricevuti dai clienti.
In quest’ultimo caso, la “cassa assegni” dovrà essere aggiornata ogniqualvolta l’assegno sarà depositato su uno dei conti bancari, ovviamente intestati all’azienda, in modo tale da evidenziarne le disponibilità liquide in quel determinato momento.
Creati i diversi conti dove si registreranno i movimenti, colui che gestisce la contabilità aziendale dovrà indicare:
- La data dell’operazione;
- La descrizione dell’operazione;
- La somma ricevuta o erogata;
- Il conto dove è stata effettuata l’operazione;
- Eventuali operazioni di giraconto;
Naturalmente le operazioni saranno trascritte in ordine cronologico e si farà riferimento all’intero anno solare.
Con l’inizio del nuovo anno la prima nota, gestita con i programmi di contabilità, dovrebbe aggiornarsi in automatico ma, nel caso in cui il proprio software non sia in grado di fare tutto ciò, è possibile aggiornarla manualmente.
Per fare ciò, bisogna trascrivere di nuovo i conti aziendali e le somme aggiornate al 31 Dicembre così da rispettare le principali regole della contabilità aziendale.
Conclusioni
I movimenti economici e finanziari di un’azienda devono essere aggiornati con cadenza periodica in modo tale da monitorare le entrate e le uscite di un determinato periodo di tempo.
Le operazioni devono essere aggiornate sul libro giornale e nella prima nota.
Il libro giornale è un registro contabile obbligatorio in cui verranno annotate tutte le operazioni economiche e finanziarie poste in essere dall’attività di impresa.
Anche la prima nota è un “registro contabile” che consente, a chi gestisce la contabilità, di annotare i ricavi e le spese sostenute dall’azienda ma, a differenza del libro giornale, non si tratta di un documento obbligatorio.
Pure in questo caso, le operazioni devono essere annotate in ordine cronologico e dovranno indicare la descrizione della spesa e il conto dove è stato registrato il movimento.
