Paypal, il servizio di pagamento elettronico più famoso al mondo, consente di creare, con pochi e semplici click, fatture proforme da inviare ai potenziali clienti.
Per chi non lo sapesse, le fatture proforme sono documenti senza valore fiscale che vengono generati da aziende e liberi professionisti con lo scopo di evidenziare gli articoli e i prezzi relativi ad una probabile operazione di vendita di beni o servizi aziendali.
Questa tipologia di documento viene emessa esclusivamente per evitare il rilascio di note di credito che potrebbero complicare la gestione della contabilità ordinaria.
Per questo motivo, le fatture proforme non possono sostituire le fatture di vendita e non possono essere assolutamente registrate nei libri contabili.
Quindi per semplificare le operazioni di contabilità, tutte le aziende e i liberi professionisti che utilizzano Paypal, per le loro attività digitali, possono creare una fattura proforma che sarà successivamente inviata con il proprio account personale o mediante il link di condivisione.
Creare una fattura proforma con Paypal: come crearla
Per creare una fattura proforma con Paypal, dobbiamo cliccare prima sulla voce altro (in alto a destra) e poi su crea fattura proforma.
Qui oltre a creare le fatture, possiamo gestire quelle già spedite o salvarle come semplici bozze.
Inoltre possiamo controllare tutte le fatture pagate e quelle non pagate in modo tale da procedere immediatamente al rilascio della fattura fiscale ordinaria.
Invece nella sezione crea fattura, possiamo inserire:
– I dati aziendali (compreso il logo);
– Il numero progressivo della fattura;
– La data di invio;
– Il riferimento all’operazione commerciale;
– La scadenza della fattura;
In quest’ultimo caso, ogni professionista può decidere quando la fattura proforma perderà la sua validità.
La scadenza può essere predefinita oppure stabilità da colui che emette la stessa fattura, ma in entrambi i casi ha solo una valenza simbolica visto che si tratta di un documento vincolante.
Creare una fattura proforma con Paypal: come personalizzarla
Per creare una fattura proforma con Paypal non è sufficiente creare il modello del documento, ma è necessario anche personalizzare la stessa fattura con le informazioni inerenti alle possibili operazioni di vendita.
La personalizzazione include:
– L’inserimento degli articoli o dei servizi da vendere;
– Le ore di lavoro;
– La quantità di merce venduta;
– La valuta con cui verrà saldata la fattura proforma;
Inoltre ogni professionista può aggiungere:
– Una descrizione dettagliata del prodotto o servizio venduto;
– Le imposte come ad esempio l’Iva;
– Lo sconto sulla merce;
– La data in cui è stato emesso il documento;
– Le spese di spedizione;
– Lo sconto totale;
– L’importo personalizzato;
Infine la personalizzazione può essere arricchita:
– Da un messaggio personalizzato;
– Dall’inserimento dei termini e delle condizioni di vendita;
– Da un promemoria;
– Dall’inserimento di un file;
– Dall’inserimento di condizioni di pagamento parziali;
– Accettazioni di un’eventuale mancia;
Creare una fattura proforma con Paypal: come inviarla
Dopo aver personalizzato la fattura proforma, possiamo inviarla direttamente con Paypal oppure condividendo il link con i nostri potenziali clienti.
Per inviare la fattura con il servizio di pagamento elettronico, dobbiamo inserire l’indirizzo email del destinatario o il nome con cui si è registrato su Paypal.
Possiamo inviare il nostro documento anche a più contatti contemporaneamente, ma in questo caso è necessario cliccare su invia fattura a clienti multipli.
Si tratta di un’opzione molto interessante visto che ogni fattura proforma può essere inviata ad un massimo di cento utenti.
Creare una fattura proforma con Paypal: come gestirla
Come già anticipato precedentemente, con Paypal si possono gestire le fatture proforme emesse nel corso del tempo.
In questa sezione si possono:
– Inviare le fatture;
– Modificare le fatture proforme;
– Copiare le fatture;
– Registrare il pagamento;
– Stampare la fattura;
– Creare un Pdf;
– Condividere il link;
– Eliminare il documento;
Inoltre si possono gestire i prodotti o servizi salvati nella sezione articoli nonché le imposte, la rubrica e i modelli creati precedentemente.
Conclusioni
Creare una fattura proforma con Paypal è molto semplice ed immediato.
Con poche conoscenze informatiche si possono creare documenti non contabili utili a svolgere la propria attività professionale ed evitare, allo stesso tempo, errori contabili derivanti dalla modifica delle fatture di vendita.
Inoltre con questo servizio si possono controllare i pagamenti già effettuati e quelli ancora non ricevuti, ovvero creare un database personalizzato con i dati dei nostri clienti.
Una soluzione ideale per chi fa marketing personalizzato e vuole tener sotto controllo le entrate aziendali.
