Moltissime aziende, nell’ambito amministrativo – gestionale, utilizzano la conferma d’ ordine per gestire gli ordinativi inoltrati dai propri clienti, così da ottimizzare la vendita di beni o servizi offerti sul mercato di riferimento.
È proprio per questo motivo che oggi voglio illustrarvi l’utilità della conferma d’ordine per chi amministra o gestisce un’attività di impresa.
Cos’è la conferma d’ordine?
La conferma d’ordine è un documento non fiscale che consente alle aziende di riepilogare le richieste di beni o servizi inoltrate dai propri clienti e le relative condizioni di pagamento.
Naturalmente il documento dovrà essere sottoscritto dallo stesso destinatario in modo tale da “confermare” le condizioni contrattuali sottoscritte – tacitamente o esplicitamente – da entrambe le parti.
Cosa inserire in una conferma d’ordine
Nella conferma d’ordine è necessario inserire le seguenti informazioni:
- I dati del proprio cliente;
- La data di elaborazione del documento;
- Il numero progressivo;
- Le condizioni di pagamento;
- Eventuali sconti o maggiorazioni;
- Descrizione del bene o servizio richiesto;
- La quantità richiesta;
- Il prezzo unitario,
- L’imposta sul valore aggiunto;
Una volta elaborata la conferma d’ordine, il documento potrà essere inoltrato al proprio cliente che dovrà sottoscriverlo così da rispettare gli accordi commerciali stipulati in precedenza.
Cosa fare dopo aver inviato il documento?
Dopo aver “recuperato” la conferma d’ordine sottoscritta dal proprio cliente, l’attività di impresa dovrà consegnare, nei tempi stabiliti dalle parti, il bene o il servizio richiesto dallo stesso cliente.
Qualora l’azienda non rispettasse tale obbligo, l’acquirente potrà richiedere la restituzione dell’intero importo, o dell’eventuale acconto, già versato e l’annullamento della conferma d’ordine.
Invece nel caso in cui, l’azienda sarà in grado di rispettare le condizioni contrattuali previste dalla conferma d’ordine, la stessa attività dovrà elaborare, al momento della consegna del bene, i documenti – fattura accompagnatoria, documento di trasporto (cosa inserire in un DDT) o fattura – previsti dalle normative italiane.
Quando va pagato un ordinativo?
Nella maggior parte dei casi, con la conferma d’ordine, il cliente dovrà versare un acconto o l’intera somma prevista, così da confermare le condizioni contrattuali previste dallo stesso documento.
Come già evidenziato in precedenza, qualora l’azienda non rispettasse gli obblighi contrattuali, il cliente avrà diritto al rimborso della somma già erogata.
Cos’è la conferma d’ordine: conclusioni
La conferma d’ordine è un documento non fiscale che consente di all’azienda e allo stesso cliente di “confermare” le condizioni contrattuali stabilite dalle parti.
Come per le fatture e gli altri documenti amministrativi, anche la conferma d’ordine devono contenere determinate informazioni così da essere valide in ambito amministrativo e gestionale.
