In contabilità, le aziende e i liberi professionisti possono elaborare un elenco clienti così da velocizzare l’emissione della relativa fattura.
Fino a pochi anni fa questo elenco veniva stilato manualmente oppure con l’ausilio di Excel, mentre ora, con lo sviluppo della tecnologia, viene gestito direttamente con i software di contabilità.
Cosa inserire in un elenco clienti
Per elaborare un elenco clienti dettagliato, è necessario operare su due livelli:
- Livello anagrafico;
- Livello commerciale;
Nel primo caso, l’addetto alla contabilità dovrà registrare tutti i dati dell’azienda o del soggetto a cui sarà emessa la fattura.
Invece con il secondo livello, il professionista potrà arricchire l’elenco con una serie di informazioni di natura commerciale.
Come completare il livello anagrafico di un elenco clienti
A livello anagrafico, nell’elenco clienti, il responsabile alla contabilità dovrà inserire i seguenti dati:
- Ragione sociale o nome;
- Indirizzo di residenza;
- Partita Iva;
- Codice fiscale;
- Indirizzo email;
- Indirizzo Pec;
- Telefono;
- Codice SDI per la fatturazione elettronica (scopri come rilasciarla ai privati);
- Codice Interno per gestire l’elenco;
- Eventuali nota extra;
In questo primo livello, lo stesso professionista potrà suddividere l’elenco in più sottocategorie legate alla tipologia di attività svolta.
Infatti questo livello può essere, a sua volta, suddiviso in:
- Azienda;
- Persona fisica;
- Pubblica amministrazione;
- Condominio;
Insomma si possono creare ben quattro sottocategorie legate ai rispettivi settori di appartenenza.
Come completare il livello commerciale di un elenco clienti
Con il secondo livello, quello commerciale, il responsabile potrà inserire, nell’elenco clienti, i seguenti dati:
- I prodotti o servizi più richiesti;
- L’aliquota Iva da applicare;
- Eventuali sconti da applicare;
- Metodi di pagamento predefiniti;
- Eventuale rateizzazione dei pagamenti;
Quindi, con il livello commerciale, si andranno a inserire una serie di informazioni molto utili anche per migliorare i processi produttivi ovvero per sviluppare dei piani strategici efficaci ed efficienti.
Perché il livello commerciale di un elenco clienti è importante
Il livello commerciale di un elenco clienti può essere utilizzato anche per elaborare strategie di marketing personalizzate.
Infatti analizzando i beni più acquistati, gli eventuali sconti e le modalità di pagamento più apprezzate, il reparto marketing, in collaborazione con il management aziendale, potrà far leva su questi dati per realizzare offerte o proposte esclusive.
Tali offerte potranno essere:
- Periodiche;
- Continuative;
In entrambi i casi, le attività promozionali personalizzate saranno utili per incrementare i ricavi e i relativi profitti aziendali.
Conclusioni
L’elenco clienti è un documento non fiscale che può essere elaborato da aziende e liberi professionisti per gestire, in modo ottimale, la contabilità.
Questo elenco può essere gestito su due livelli – anagrafico e commerciale – e può essere a sua volta suddiviso in più sottocategorie.
Con il livello anagrafico, l’azienda potrà “custodire” i dati fiscali dei propri clienti (sempre con il loro consenso in termini di raccolta dati), mentre con il livello commerciale si inseriranno alcune informazioni legate al rapporto commerciale tra azienda e consumatore finale.
