In contabilità, le aziende che fabbricano beni materiali hanno il dovere di gestire le materie prime indispensabili per i cicli di produzione.
Il monitoraggio delle materie prime è importante non solo per mettere in atto una politica delle scorte basata sul Just in Time – il Just in Time si basa sulla logica pull – ma anche per gestire gli ordini ai fornitori in modo ottimale.
Quindi si tratta di un processo contabile indispensabile per piccole, medie e grandi imprese, visto che ogni realtà economica, mediante un’accurata gestione del magazzino, può limitare i costi e accrescere i ricavi.
Come gestire le materie prime in magazzino
La gestione del magazzino può avvenire elettronicamente, mediante un software di contabilità, oppure manualmente.
In quest’ultimo caso, il responsabile potrà utilizzare Excel (scopri come gestire il magazzino con Excel) oppure qualche altro programma presente sul web.
Per una gestione ottimale delle scorte, consiglio di gestire il magazzino direttamente con un software automatico così da velocizzare le operazioni di carico e scarico delle merci.
Come registrare l’arrivo merci in magazzino
L’arrivo di un nuovo carico di merci deve essere registrato nei database aziendali.
Il responsabile dovrà inserire:
- Il nome del fornitore;
- La categoria del prodotto;
- La data di arrivo;
- Il numero del DDT o della fattura;
- La descrizione dell’operazione;
- Il prodotto e gli altri dati;
In quest’ultima sezione, il responsabile dovrà indicare;
- Codice interno del prodotto;
- Il nome del prodotto;
- La quantità arrivata;
- L’unità di misura;
- Il prezzo netto di acquisto;
- L’Iva a credito;
Una volta inseriti tutti i dati sarà possibile, durante l’emissione delle fatture, scaricare le materie prime necessarie per la realizzazione di quel prodotto.
Come scaricare le materie prime dal magazzino
Lo scarico delle materie prime dal magazzino aziendale può avvenire in due modi:
- Automaticamente;
- Manualmente;
Nel primo caso sarà sufficiente inserire il codice interno prescelto durante la registrazione, mentre nel secondo caso il responsabile dovrà scaricare la quantità di merce utilizzata nei cicli di produzione.
Lo scarico automatico delle materie è molto più immediato di quello manuale, visto che quest’ultimo può essere oggetto di errori o dimenticanze.
Distinzione tra magazzino di materie prime e magazzino prodotti finiti
Prima di concludere questo articolo, è giusto soffermarsi per qualche istante sulla distinzione tra magazzino delle materie prime e magazzino dei prodotti finiti.
Con il primo termine si indica il luogo di stoccaggio di tutte le materie prime utilizzate durante i cicli produttivi,
Invece con il secondo termine si fa riferimento al deposito in magazzino dei prodotti finiti – come ad esempio la pasta di semola – che saranno successivamente collocati sul mercato.
Come registrare l’arrivo merci in magazzino: conclusioni
Gestire, in modo ottimale, le materie prime in magazzino è importante non solo per garantire la continuità dei cicli di produzione ma anche per gestire la contabilità in modo semplice ed immediato.
Le scorte di magazzino possono essere monitorare con un software automatico oppure con un semplice tool di raccolta dati.
In entrambi i casi sarà necessario inserire una serie di informazioni indispensabili per la corretta gestione del magazzino.
